кейс: «Альянс Сервис»
Как сократить "бумажную волокиту" и обеспечить своевременное подписание кадровых документов


Предпосылки
Альянс Сервис - большая, динамично развивающаяся компания. Много сотрудников работает вахтовым методом, очень редко приезжают в офис в рабочее время. С ростом количества сотрудников отделу кадров стало тяжело подписывать документы в бумажном виде.
«Когда численность компании была маленькая, было легче контролировать подписание документов. Работники приезжали в офис для перевахтовки. Сейчас все перевахтовки происходят на месторождениях, поэтому очень сложно кого-то «поймать», чтобы подписали нужный кадровый документ. При этом, в случае любой проверки хочется, чтобы документ был в нормальном виде, со всеми необходимыми подписями», - комментирует Ольга.
Команда отдела кадров стала думать о том, как упростить процесс подписания документов с удаленными сотрудниками и решили протестировать систему кадрового электронного документооборота (КЭДО), которая позволила бы подписывать кадровые документы удаленно. Это законно, безопасно, и реализуемо даже когда у сотрудника кнопочный телефон.
Задача
Основная задача, которую должна была решить КЭДО – сократить «бумажную волокиту» при подписании документов, приказов, соглашений и другой кадровой документации.

Также необходимо было обеспечить своевременность подписания документов. Например, добиться прихода в офис вахтовых сотрудников в рабочее время – довольно сложная задача, поэтому подписание документов часто затягивалось. Предполагалось, что КЭДО сократит срок подписания документов.
Как выбирали систему
Альянс Сервис с помощью новой системы хотели решить не только «горящие» задачи по КЭДО, но и в целом автоматизировать работу кадровой службы. Искали систему с широкими функциональными возможностями, которая поможет решить все кадровые задачи.

Второй критерий выбора – интуитивно понятный интерфейс. Предполагалось, что новой системой будут пользоваться все сотрудники компании. Требовалось избежать сложностей при внедрении системы в процессы компании.

В качестве системы КЭДО команда рассматривала, «Работа России», «1С» и SABY (ранее СБИС). Для внедрения в Альянс Сервис была выбрана SABY (СБИС), которая представляла более широкие функциональные возможности и возможность работать со всеми видами документов.

Понравился интерфейс SABY (СБИС), сразу понятно, что с системой легко будет работать.
Как проходило внедрение
Внедрение проходило в несколько этапов. Подключали постепенно – учились сами сотрудники отдела кадров, учили руководителей подразделений, обучаются работники.
Хотелось, чтобы не было сопротивления, чтобы работники логически осознали, для чего им это надо. В компании много «возрастных» работников – для них это все не привычно. Сначала сотрудники скептически восприняли КЭДО: "Зачем это? Наши персональные данные улетят в интернет. Мошенники смогут открыть на меня кредиты или снять деньги с карты".

Потом, те, кто перешел на КЭДО, раньше других стали получать расчетные листки, т.к. сразу видели их на экране телефона. Остальным же приходилось ожидать выдачи бумажных версий расчетных листов, и они задумались, и уже сами инициировали переход на КЭДО.
«На начальном этапе нам очень помогли менеджеры поддержки «ЦСБ Контроль». Весь документооборот нужно было настраивать. Тех. Поддержка помогла нам разобраться, как, куда, какую информацию выгрузить, на какие кнопки нажимать, куда, кому, чего переслать. Помогли настроить интеграцию с 1С», - комментирует Ольга.
Как изменилась жизнь в компании с внедрением КЭДО
На сегодняшний день 80% сотрудников компании подключены и работают в SABY (СБИС). Большинство кадровых документов подписывается в электронном виде, онлайн. Это значительно облегчило работу сотрудников отдела кадров.

Увеличилась оперативность подписания документов – больше не приходится ждать приезда сотрудников на рабочую вахту, документы подписываются сразу и удаленно.
«У нас автоматизировано оформление отпусков, подписание заявлений, прием заявлений, переводы, приказы. Документы подписываются вцелом быстро и своевременно. Помимо кадрового документооборота, используем SABY (СБИС) для ознакомления сотрудников с приказами, новыми корпоративными документами, инструкциями и правилами»