Альянс Сервис - большая, динамично развивающаяся компания. Много сотрудников работает вахтовым методом, очень редко приезжают в офис в рабочее время. С ростом количества сотрудников отделу кадров стало тяжело подписывать документы в бумажном виде.

Команда отдела кадров стала думать о том, как упростить процесс подписания документов с удаленными сотрудниками и решили протестировать систему кадрового электронного документооборота (КЭДО), которая позволила бы подписывать кадровые документы удаленно. Это законно, безопасно, и реализуемо даже когда у сотрудника кнопочный телефон.

Основная задача, которую должна была решить КЭДО – сократить «бумажную волокиту» при подписании документов, приказов, соглашений и другой кадровой документации.

Также необходимо было обеспечить своевременность подписания документов. Например, добиться прихода в офис вахтовых сотрудников в рабочее время – довольно сложная задача, поэтому подписание документов часто затягивалось. Предполагалось, что КЭДО сократит срок подписания документов.

Альянс Сервис с помощью новой системы хотели решить не только «горящие» задачи по КЭДО, но и в целом автоматизировать работу кадровой службы. Искали систему с широкими функциональными возможностями, которая поможет решить все кадровые задачи.

Второй критерий выбора – интуитивно понятный интерфейс. Предполагалось, что новой системой будут пользоваться все сотрудники компании. Требовалось избежать сложностей при внедрении системы в процессы компании.

В качестве системы КЭДО команда рассматривала, «Работа России», «1С» и SABY (ранее СБИС). Для внедрения в Альянс Сервис была выбрана SABY (СБИС), которая представляла более широкие функциональные возможности и возможность работать со всеми видами документов.

Понравился интерфейс SABY (СБИС), сразу понятно, что с системой легко будет работать.

Внедрение проходило в несколько этапов. Подключали постепенно – учились сами сотрудники отдела кадров, учили руководителей подразделений, обучаются работники.
Хотелось, чтобы не было сопротивления, чтобы работники логически осознали, для чего им это надо. В компании много «возрастных» работников – для них это все не привычно. Сначала сотрудники скептически восприняли КЭДО: "Зачем это? Наши персональные данные улетят в интернет. Мошенники смогут открыть на меня кредиты или снять деньги с карты".

Потом, те, кто перешел на КЭДО, раньше других стали получать расчетные листки, т.к. сразу видели их на экране телефона. Остальным же приходилось ожидать выдачи бумажных версий расчетных листов, и они задумались, и уже сами инициировали переход на КЭДО.

На сегодняшний день 80% сотрудников компании подключены и работают в SABY (СБИС). Большинство кадровых документов подписывается в электронном виде, онлайн. Это значительно облегчило работу сотрудников отдела кадров.

Увеличилась оперативность подписания документов – больше не приходится ждать приезда сотрудников на рабочую вахту, документы подписываются сразу и удаленно.