кейс: «smartavia»
Как автоматизировать подписание кадровых документов удаленными сотрудниками


Предпосылки
«SmartAvia» – современная компания с высоким уровнем цифровизации процессов. Команда непрерывно работает над улучшениями и автоматизацией процессов. Ежегодно каждое подразделение выдвигает предложения по оптимизации своей работы.

Компания «SmartAvia» имеет территориально распределенную структуру. Операционный центр и отдел кадров находятся в Архангельске, открыты офисы в Москве и Санкт-Петербурге. При этом основной штат составляют мобильные группы сотрудников – пилоты, бортпроводники, т.е. сотрудники, которые работают удаленно.

Для подготовки документов и кадрового учета в «SmartAvia» применялась система зарубежного поставщика, установленная несколько лет назад. При этом все документы подписывались вручную, что сопровождалось большими временными потерями и расходами на бумагу, логистику для пересылки бумажных версий документов.

Задача
Ключевая задача новой системы – автоматизировать подписание всех кадровых документов сотрудниками. Требовалось выстроить цепочку согласования и подписания кадровых документов в электронном виде в соответствии с регламентами компании.

Перед стартом проекта была рассчитана его потенциальная экономическая эффективность: трудозатраты и время на подписание документов, затраты на логистику, бумагу.

Результатом внедрения КЭДО должно было стать сокращение сроков подписания документов, разгрузка отдела кадров, сокращение расходов за счет повышения производительности труда и экономии на бумаге и пересылке документов.
«Внедрение SABY КЭДО было естественным шагом для дальнейшего развития», – комментирует Татьяна
Как выбирали систему
«SmartAvia» было важно, чтобы система поддерживала подписание всех нужных кадровых документов, могла выстраивать цепочки подписания и интегрировалась с системой Navision (Microsoft Dynamics). Не менее важно было, чтобы сотрудникам было удобно работать в системе.
Среди систем рассматривались ELMA365, Контур, Сбер КЭДО и SABY (СБИС).
SABY была выбрана за «дружелюбный» интерфейс и соответствие техническим требованиям.
«Мы смотрели функционал, который есть в системе, насколько это выглядит «user-friendly». Мне показалось, что у SABY (СБИС) навигация достаточно понятная. Есть «человечки», которые дают подсказки. Они создают позитивное настроение, эмоционально приятно окрашены", – говорит Татьяна.
Как проходило внедрение
Изначально система внедрялась в тестовом режиме. Подключали к системе лояльных сотрудников, выстраивали работу. Так, постепенно перевели большинство сотрудников на работу в SABY (СБИС).
«Вначале мы хотели просто попробовать. Мы не были уверены, сколько человек у нас согласится на электронный кадровый документооборот. Руководство поддерживало переход на КЭДО, бюджет выделили. Я была уверена, что переход на КЭДО нам необходим. Но у коллег присутствовала большая доля сомнений, сопротивлений, особенно в региональных представительствах», – комментирует Татьяна
Что изменилось в компании с внедрением КЭДО
Сегодня более 80% сотрудников компании «SmartAvia» подписывают документы с помощью SABY. Есть также те, кто отказался подписать согласие. Компания относится к этому лояльно.

Маршруты подписания всех кадровых документов автоматизированы в SABY (СБИС), при этом формировать документы сотрудники кадровой службы продолжают в старой программе. В привычной им системе Navision появилась кнопка «Подписать», при нажатии которой готовый документ автоматически передается в SABY (СБИС), где проходит маршрут согласования. Когда все подписи по маршруту собраны, подписанный документ автоматически возвращается в Navision и прикрепляется к данному кадровому действию.
«После внедрения SABY (СБИС) у нас повысилась собираемость кадровых документов. Легче стало отслеживать, где находится документ: подписали / не подписали, получили / не получили/ Работа кадровой службы значительно ускорилась, упростилась», – комментирует Татьяна.

Раньше мои коллеги из кадровой службы за некоторые процессы принимались с большим трудом, не хотели брать их на себя, потому что понимали объем работы по сбору подписей, который им предстоит. Сейчас фактически этот процесс занимает минимум времени и какие-то массовые проекты, массовые изменения уже проще воспринимаются коллегами.