«SmartAvia» - современная компания, с высоким уровнем цифровизации процессов. Команда непрерывно работает над улучшениями и автоматизацией процессов, и ежегодно каждое подразделение выдвигает предложения по оптимизации своей работы.

Компания «SmartAvia» имеет территориально-распределенную структуру. Операционный центр и отдел кадров находятся в Архангельске, открыты офисы в Москве и Санкт-Петербурге. При этом основной штат составляют мобильные группы сотрудников - пилоты, бортпроводники и др., т.е. сотрудники, которые работают удаленно.

Для подготовки документов и кадрового учета в «SmartAvia» применяется система зарубежного поставщика, установленная несколько лет назад. При этом, все документы подписывались вручную. Поэтому подписание документов сопровождалось большими временными потерями и расходами на бумагу, логистику для пересылки бумажных версий документов.

Ключевая задача новой системы – автоматизировать подписание всех кадровых документов сотрудниками. Требовалось выстроить цепочку согласования и подписания кадровых документов в электронном виде, в соответствии с регламентами компании.

Перед стартом проекта была просчитана его потенциальная экономическая эффективность: трудозатраты и время на подписание документов, затраты на логистику, бумагу и так далее.

Результатом внедрения КЭДО должно было сокращение сроков подписания документов, разгрузка отдела кадров, сокращение расходов за счет повышения производительности труда и экономии на бумаге и пересылке документов.

«SmartAvia» было важно, чтобы система поддерживала подписание всех нужных кадровых документов, могла выстраивать цепочки подписания и интегрировалась с системой Navision (Microsoft Dynamics). Не менее важно было, чтобы сотрудникам было удобно работать в системе.
Среди систем рассматривались ELMA365, Контур, Сбер КЭДО и SABY (СБИС).
SABY была выбрана за «дружелюбный» интерфейс и соответствие техническим требованиям.

Изначально система внедрялась в тестовом режиме. Подключали к системе лояльных сотрудников, выстраивали работу. Так, постепенно перевели большинство сотрудников на работу в SABY (СБИС).

Сегодня более 80% сотрудников компании «SmartAvia» подписывают документы с помощью SABY. Есть также те, кто отказался подписать согласие. Компания относится к этому лояльно.

Маршруты подписания всех кадровых документов автоматизированы в SABY (СБИС), при этом формировать документы сотрудники кадровой службы продолжают в старой программе. В привычной им системе Navision появилась кнопка «Подписать», при нажатии которой готовый документ автоматически передается в SABY (СБИС), где проходит маршрут согласования. Когда все подписи по маршруту собраны, подписанный документ автоматически возвращается в Navision и прикрепляется к данному кадровому действию.